A számlázás jelentősége

2013. Február 25.

A számlázás a cég legfontosabb tevékenysége. Az a sikeres vállalkozás, ahol nem győzik a számlázást: a nyomtató egész nap megállás nélkül csak a számlákat írja, erre már külön alkalmazottat kell felvenni. (Vagy átállnak az elektronikus számlázásra, - bár ennek még vevői korlátja van.) Ha idáig jutottunk, akkor elmondhatjuk, hogy szépen beindult / működik  a vállalkozás. Alapfeltételnek tekinthető, hogy azt a tevékenységet, üzletet amellyel vállalkozunk, az adott szakmai szabályok szerint jól csináljuk, termékünk, szolgáltatásunk legyen minőségi és árban is versenyképes. A számlázás jeleníti meg a vállalkozásunk által létrehozott értéket – kézzelfoghatóbban: ezen keresztül jutunk bevételhez, azaz a pénzünkhöz. Persze rögtön tegyük helyre a dolgokat: alapvetően a vállalkozást kell jól csinálni, igazából abból lesz bevételünk, és nem abból, hogy ismerjük a számlázás fortélyait. Azonban ismerek vállalkozást, ahol olyan lezserek, hogy a számla-adminisztrációt teljesen elhanyagolják – így elvégzett munkák, teljesítések vesznek kárba, sikkadnak el - és nem arról van szó, hogy feketén kérnék munkájuk ellenértékét. És ha már így helyre tettük a dolgokat, akkor látnunk kell, hogy a számlázás a vállalkozási tevékenység része, ezt a rész-tevékenységet is ugyanolyan jól meg kell szervezni, mint a vállalkozás többi munkafolyamát: saját teljesítésünket a magunk érdekében folyamatosan mérnünk és dokumentálnunk kell – és ami a legfontosabb, a vevőnkkel mindezeket írásban el kell ismertetnünk. A belső munkaegységek közötti  munkamegosztást és információáramlást erre figyelemmel kell megszervezni: mérjék,  rögzítsék, dokumentálják, ismertessék el, és az illetékesnek kellő időben továbbítsák is a számlázásra kerülő teljesítésekre vonatkozó információkat. A tevékenység jellegétől, iparágtól  függően kifelé irányulóan  kialakítható egy olyan rend, hogy minden ügyletet, megrendelést az 1) Szerződés, 2) Teljesítés igazolás 3) Számla hármas egységében dokumentálunk. A szerződést aláírta a megrendelő – nincs vita, a teljesítést a megfelelő mennyiségben és minőségben az átvételkor szintén a vevő aláírásával kell igazoltatni – itt sem lehet vita. És ennek a folyamatnak a vége a számlázás. Ez a rend megvéd bennünket az alaptalan vevői kifogásoktól – és ez az  előfeltétele annak is, hogy mindig a pénzünknél legyünk. Nem mellékesen így tudunk a munkafolyamatba építve a legalaposabban és a legnyugodtabban felkészülni a jövőbeni adóellenőrzésünkre is.

Miután a vállalkozás értékesítési, szolgáltatás-nyújtási tevékenysége jellemzően állandó – a számlázást elég egyszer, az elején jól megszervezni – aztán csak a változásokat követni, mert  változás  is állandó. A számlázás szabályait – formai és tartalmi kellékeit  elég részletesen szabályozzák a jogszabályok, ezekbe nem is mennénk bele – helyette azt ajánljuk, hogy induláskor, vagy a működés során a cégvezető üljön le a könyvelőjével, és tanácsadójával, és az aktuális szabályok figyelembe vételével állapítsák  meg a számlázás technikáját, biztosítsák a formai szabályok betartását, és a számlázást építsék be az értékesítés, szolgáltatás-nyújtás folyamatába.

A számlázás leglényegesebb előfeltétele, hogy mind a nyomdai előállítású  számláknak (számlatömböknek), mind a számítógépes számlázó programnak adóigazgatási azonosításra alkalmasnak kell lenniük. Ez azt jelenti, hogy a beszerzésükről meg kell őrizni a számlát, a tömböket nyilvántartásba kell venni, a programról leírás és megfelelőségi nyilatkozat kell. Mind a számlatömb, mind a számlázó program vonatkozásában un. szigorú számadási kötelezettség áll fenn. Ezen előfeltételek teljesítése után vehető használatba számlázásra egy számlatömb, vagy egy számítógépes számlázó program. Ezek a szabályok értelemszerűen nem csak a vállalkozás alapítása, hanem folyamatos működése során is irányadók. A vonatkozó részletszabályokat a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló  24/1995. (XI. 22.) PM rendelet tartalmazza.

E szabályok megsértése egyfelől mulasztási bírsággal jár, másfelől az általános forgalmi adó levonását a partnernél, vagy a saját cégnél jogszerűtlenné teszi – ugyanígy a költségelszámolást is, mert a vonatkozó számla nem szabályos. Lényeges még, hogy a számlákat -  de minden bizonylatot a vállalkozásnak meg kell őriznie.

A számla kötelező alaki kellékeire vonatkozó szabályokat nem csak a vállalkozás által kiállított, hanem a befogadott számlákra is érvényesíteni kell.

Általános szabály, hogy a vállalkozás az általa teljesített minden termékértékesítésről és szolgáltatásnyújtásról számlát köteles kibocsátani. Ezt a szabályt csak a tárgyi áfa mentes értékesítés töri meg, ahol a számla-adási kötelezettség egyéb bizonylattal is teljesíthető.

Az Áfa törvény tartalmazza azokat az eseteket,  amikor számla helyett nyugta adható. Erre jellemzően akkor kerülhet sor, ha a magánszemély vevő készpénzzel fizet, és nem kér számlát. Ha a magánszemély 900 ezer forint értékhatár felett vásárol – akkor már nem lehet nyugtát adni, számlázni kell az értékesítést. A részleteket illetően lásd az Áfa tv. 165-166.§-át. A 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet 1. számú melléklete tartalmazza azon adóalanyok és üzletek felsorolását, akik nyugtaadási kötelezettségüket kizárólag pénztárgéppel, taxaméterrel teljesíthetik. Az adóhatóság a nyugtaadási kötelezettséget helyszíni ellenőrzéssel, próbavásárlásokkal kiemelten ellenőrzi – számolni kell ilyennel a saját cégben is. Fel kell hívni az alkalmazottak figyelmét a nyugtaadásra vonatkozó jogi előírások betartására, mi több meg kell velük ismertetni a nyugtaadás helyes és alkalmazandó technikáját is  (nem a fizetés után, hanem egyidejűleg adjuk stb.) Mindezek belefoglalhatók az alkalmazott munkaszerződésébe is. Annál is inkább, mert az Art. 1 millió forint mulasztási bírság kiszabását teszi lehetővé, ha a vállalkozó számla, illetve nyugtakibocsátási kötelezettségét elmulasztja, illetőleg a számlát, nyugtát nem a tényleges ellenértékről bocsátja ki. Sőt ez miatt a vállalkozó alkalmazottja, képviselője,  is bírságolható 10 ezer forinttól 50 ezer forintig. (Art. 172.§/2/-/3/).

A számlázás során biztosítani kell az adótörvény – alapvetően az áfa törvény betartását. A teljesítési hely szabályai befolyásolják az áfa kulcsot, a számla szöveges tartalmát, a teljesítés idő összhangban kell legyen a vonatkozó szerződéssel, teljesítés igazolással is.

Van egy teszt, amellyel kontrollálható a számlázási tevékenység, illetve az egyes számlák is. Ez azért lényges, mert a számlázáshoz nagyon jelentős adókövetkezmények kapcsolódnak. A számlázás rutin-tevékenység a cégben – ezért ezzel szemben az a követelmény, hogy sorozatosan nem állíthatók ki hibás számlák. Tehát ezt rutin-tevékenységet – a számlakiállítást, a számlák tartalmát - időszakonként ellenőrizni kell. Ugyanakkor nagyobb ügyletek esetén a számlázást is elő kell készíteni, szakértő, a tanácsadó bevonásával meg kell tervezni – itt nem szabad a rutinra – az adminisztrátorra hagyatkozni.

Szerző: Dr. Szabó Tibor

Ügyvéd, adószakértő, szakterülete az adó, gazdasági jog és a gazdasági büntetőjog. Az ország legjobb adójogászainak egyike. Az üzlet és a jog kérdéseivel nem csak a gyakorlatban foglalkozik, több sikerkönyv szerzője is:
Vagyongyarapodás és adóellenőrzés. Hogyan bizonyítsuk be vagyonunk adózott forrását? (2007)
A cégmenedzselés kézikönyve (2011)
Ha az olvasó úgy érezné, hogy az egyes írásokban adótrükkökre és jogi kiskapukra lelt – a szerző ezt cáfolja: csak leírta a szabályokat.
Honlapja: www.drszabotibor.hu

« Vissza a tippekhez

Vállalkozói Szemléletű Könyvelő Irodák Magyarországon

Keresse a V licenccel rendelkező könyvelőket!

V Pont bemutató:

Tax-Orientation Consulting Kft logo

Tax-Orientation Consulting Kft

Budapest XIV. kerület

Legrégebbi ügyfelünknek 20 éve mi végezzük a könyvelését és a kapcsolódó egyéb ügyeit. 13 éve társasági formában, könyvelő irodaként működünk. Társaságunk teljes körű szolgáltatást nyújt. Könyvelés - bérszámfejtés - TB ügyintézés - képviselet a hatóságok előtt - rendszeres és eseti adótanácsadás, szükség szerint munkavédelmi, munkaügyi és munkajogi képviselet is.

ABACUS DUO Könyvvizsgáló és Tanácsadó Kft. Törökné Halász Zsuzsanna bejegyzett könyvvizsgáló logo

ABACUS DUO Könyvvizsgáló és Tanácsadó Kft. Törökné Halász Zsuzsanna bejegyzett könyvvizsgáló

Békéscsaba

Ha hosszú távra keres partnert a számviteli, adózási feladatainak ellátására, és egy személyes, kizárólag Önt kiszolgáló könyvelő irodát keres, akkor mi vagyunk azok.
Egy könyvelő iroda, amely csak az Öné.

CORELLA - CONTIR KFT. logo

CORELLA - CONTIR KFT.

Kaposvár

Teljeskörű számviteli szolgáltatás, pénzügyi, gazdasági ügyintézés igény szerint.

További vállalkozó szemléletű könyvelő irodák

Hirdetés: Egyénivállalkozó