A számlázás jelentősége

2013. Február 25.

A számlázás a cég legfontosabb tevékenysége. Az a sikeres vállalkozás, ahol nem győzik a számlázást: a nyomtató egész nap megállás nélkül csak a számlákat írja, erre már külön alkalmazottat kell felvenni. (Vagy átállnak az elektronikus számlázásra, - bár ennek még vevői korlátja van.) Ha idáig jutottunk, akkor elmondhatjuk, hogy szépen beindult / működik  a vállalkozás. Alapfeltételnek tekinthető, hogy azt a tevékenységet, üzletet amellyel vállalkozunk, az adott szakmai szabályok szerint jól csináljuk, termékünk, szolgáltatásunk legyen minőségi és árban is versenyképes. A számlázás jeleníti meg a vállalkozásunk által létrehozott értéket – kézzelfoghatóbban: ezen keresztül jutunk bevételhez, azaz a pénzünkhöz. Persze rögtön tegyük helyre a dolgokat: alapvetően a vállalkozást kell jól csinálni, igazából abból lesz bevételünk, és nem abból, hogy ismerjük a számlázás fortélyait. Azonban ismerek vállalkozást, ahol olyan lezserek, hogy a számla-adminisztrációt teljesen elhanyagolják – így elvégzett munkák, teljesítések vesznek kárba, sikkadnak el - és nem arról van szó, hogy feketén kérnék munkájuk ellenértékét. És ha már így helyre tettük a dolgokat, akkor látnunk kell, hogy a számlázás a vállalkozási tevékenység része, ezt a rész-tevékenységet is ugyanolyan jól meg kell szervezni, mint a vállalkozás többi munkafolyamát: saját teljesítésünket a magunk érdekében folyamatosan mérnünk és dokumentálnunk kell – és ami a legfontosabb, a vevőnkkel mindezeket írásban el kell ismertetnünk. A belső munkaegységek közötti  munkamegosztást és információáramlást erre figyelemmel kell megszervezni: mérjék,  rögzítsék, dokumentálják, ismertessék el, és az illetékesnek kellő időben továbbítsák is a számlázásra kerülő teljesítésekre vonatkozó információkat. A tevékenység jellegétől, iparágtól  függően kifelé irányulóan  kialakítható egy olyan rend, hogy minden ügyletet, megrendelést az 1) Szerződés, 2) Teljesítés igazolás 3) Számla hármas egységében dokumentálunk. A szerződést aláírta a megrendelő – nincs vita, a teljesítést a megfelelő mennyiségben és minőségben az átvételkor szintén a vevő aláírásával kell igazoltatni – itt sem lehet vita. És ennek a folyamatnak a vége a számlázás. Ez a rend megvéd bennünket az alaptalan vevői kifogásoktól – és ez az  előfeltétele annak is, hogy mindig a pénzünknél legyünk. Nem mellékesen így tudunk a munkafolyamatba építve a legalaposabban és a legnyugodtabban felkészülni a jövőbeni adóellenőrzésünkre is.

Miután a vállalkozás értékesítési, szolgáltatás-nyújtási tevékenysége jellemzően állandó – a számlázást elég egyszer, az elején jól megszervezni – aztán csak a változásokat követni, mert  változás  is állandó. A számlázás szabályait – formai és tartalmi kellékeit  elég részletesen szabályozzák a jogszabályok, ezekbe nem is mennénk bele – helyette azt ajánljuk, hogy induláskor, vagy a működés során a cégvezető üljön le a könyvelőjével, és tanácsadójával, és az aktuális szabályok figyelembe vételével állapítsák  meg a számlázás technikáját, biztosítsák a formai szabályok betartását, és a számlázást építsék be az értékesítés, szolgáltatás-nyújtás folyamatába.

A számlázás leglényegesebb előfeltétele, hogy mind a nyomdai előállítású  számláknak (számlatömböknek), mind a számítógépes számlázó programnak adóigazgatási azonosításra alkalmasnak kell lenniük. Ez azt jelenti, hogy a beszerzésükről meg kell őrizni a számlát, a tömböket nyilvántartásba kell venni, a programról leírás és megfelelőségi nyilatkozat kell. Mind a számlatömb, mind a számlázó program vonatkozásában un. szigorú számadási kötelezettség áll fenn. Ezen előfeltételek teljesítése után vehető használatba számlázásra egy számlatömb, vagy egy számítógépes számlázó program. Ezek a szabályok értelemszerűen nem csak a vállalkozás alapítása, hanem folyamatos működése során is irányadók. A vonatkozó részletszabályokat a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról szóló  24/1995. (XI. 22.) PM rendelet tartalmazza.

E szabályok megsértése egyfelől mulasztási bírsággal jár, másfelől az általános forgalmi adó levonását a partnernél, vagy a saját cégnél jogszerűtlenné teszi – ugyanígy a költségelszámolást is, mert a vonatkozó számla nem szabályos. Lényeges még, hogy a számlákat -  de minden bizonylatot a vállalkozásnak meg kell őriznie.

A számla kötelező alaki kellékeire vonatkozó szabályokat nem csak a vállalkozás által kiállított, hanem a befogadott számlákra is érvényesíteni kell.

Általános szabály, hogy a vállalkozás az általa teljesített minden termékértékesítésről és szolgáltatásnyújtásról számlát köteles kibocsátani. Ezt a szabályt csak a tárgyi áfa mentes értékesítés töri meg, ahol a számla-adási kötelezettség egyéb bizonylattal is teljesíthető.

Az Áfa törvény tartalmazza azokat az eseteket,  amikor számla helyett nyugta adható. Erre jellemzően akkor kerülhet sor, ha a magánszemély vevő készpénzzel fizet, és nem kér számlát. Ha a magánszemély 900 ezer forint értékhatár felett vásárol – akkor már nem lehet nyugtát adni, számlázni kell az értékesítést. A részleteket illetően lásd az Áfa tv. 165-166.§-át. A 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet 1. számú melléklete tartalmazza azon adóalanyok és üzletek felsorolását, akik nyugtaadási kötelezettségüket kizárólag pénztárgéppel, taxaméterrel teljesíthetik. Az adóhatóság a nyugtaadási kötelezettséget helyszíni ellenőrzéssel, próbavásárlásokkal kiemelten ellenőrzi – számolni kell ilyennel a saját cégben is. Fel kell hívni az alkalmazottak figyelmét a nyugtaadásra vonatkozó jogi előírások betartására, mi több meg kell velük ismertetni a nyugtaadás helyes és alkalmazandó technikáját is  (nem a fizetés után, hanem egyidejűleg adjuk stb.) Mindezek belefoglalhatók az alkalmazott munkaszerződésébe is. Annál is inkább, mert az Art. 1 millió forint mulasztási bírság kiszabását teszi lehetővé, ha a vállalkozó számla, illetve nyugtakibocsátási kötelezettségét elmulasztja, illetőleg a számlát, nyugtát nem a tényleges ellenértékről bocsátja ki. Sőt ez miatt a vállalkozó alkalmazottja, képviselője,  is bírságolható 10 ezer forinttól 50 ezer forintig. (Art. 172.§/2/-/3/).

A számlázás során biztosítani kell az adótörvény – alapvetően az áfa törvény betartását. A teljesítési hely szabályai befolyásolják az áfa kulcsot, a számla szöveges tartalmát, a teljesítés idő összhangban kell legyen a vonatkozó szerződéssel, teljesítés igazolással is.

Van egy teszt, amellyel kontrollálható a számlázási tevékenység, illetve az egyes számlák is. Ez azért lényges, mert a számlázáshoz nagyon jelentős adókövetkezmények kapcsolódnak. A számlázás rutin-tevékenység a cégben – ezért ezzel szemben az a követelmény, hogy sorozatosan nem állíthatók ki hibás számlák. Tehát ezt rutin-tevékenységet – a számlakiállítást, a számlák tartalmát - időszakonként ellenőrizni kell. Ugyanakkor nagyobb ügyletek esetén a számlázást is elő kell készíteni, szakértő, a tanácsadó bevonásával meg kell tervezni – itt nem szabad a rutinra – az adminisztrátorra hagyatkozni.

« Vissza a tippekhez