Tudnivalók a főkönyvi kivonatról

2013. Február 20.

A főkönyvi kivonat a vállalkozás által vezetett főkönyvi számlák adatállományáról – az oda feljegyzett gazdasági eseményekről - készített összesített kimutatás, amely tartalmazza valamennyi megnyitott és vezetett főkönyvi számla
-számjelét és megnevezését növekvő számlaszám sorrendben,
-tartozik és követel forgalmát (növekedés és csökkenés forgalmát),
-valamint tartozik és követel egyenlegét (amely tartalmában pozitív, vagy negatív számot jelent).

A főkönyvi kivonat forgalom rovatpárját szokás próbamérlegnek nevezni, mert a könyvelés próbáját adja, az egyenleg rovatpárja pedig a nyersmérleg, mert segítségével a mérleg összeállítható. Míg a mérleg jellemzően egyszer készül egy évben, a december 31-i fordulónapon ad átvilágítást a cégről, az eredmény-kimutatás átfog egy egész üzleti évet, de ez is egyszer készül az évben. Így a könyvelésből a folyamatos információkat év közben aktuálisan a főkönyvi kivonat szolgáltatja, amely alapján értékelhetők a folyamatok, és meghozhatók döntések.

A cégvezetők, cégtulajdonosok nem mindig élnek a főkönyvi kivonat lehetőségeivel, információival, mert nem tudják, hogy a könyvelés mire képes az érdekükben. Egy további vezetői hiba mindent rábízni a könyvelőre, mert neki nincs rálátása a gazdálkodás sajátosságaira, a termelés, illetve a tevékenység folyamatára. A főkönyvi kivonat  információkat ad az elmúlt időszak gazdasági eseményeiről, és alapul szolgál a jövőben döntésekhez. Ezekből következően cégalapításnál – de a működés során is - a legfontosabb – valóban, minden mást megelőző - teendő  a számlarend és a könyvelő által szolgáltatandó főkönyvi kivonat tartalmának, részletezésének és gyakoriságának kialakítása.  A cégvezető közölje a könyvelővel, hogy az előírásokon túl milyen adatokat szeretne látni, milyen bontásban. Ekkor a könyvelő cégre, és személyre szabottan olyan főkönyvi kivonatot tud szolgáltatni a cégvezetőnek, amely minden a bevételeket, mind a költségeket (ráfordításokat) termékekre, és költséghelyekre (pl. telephelyre, üzletre) lebontva is tartalmazza. Ez persze azt a többletfeladatot rója a vezetőre, hogy illetve a beosztottjára, hogy minden bejövő számlára, bizonylatra vezesse rá a szükséges információt: - melyik terméket, vagy telephelyet érinti. Ezt a szisztémát már érdemes alkalmazni egy nagyobb cégben, ahol megosztott döntési és felelősségi szintek vannak. Ahol azonban a vezetés kezén megy át minden bejövő számla és a vezetés képes is minden információt maga kezelni – ott a magyar cégvilágban kialakult gyakorlat szerint a vezetők nem élnek a főkönyvi kivonat lehetőségeivel, elégségesnek tartják csak a bankszámlát és pénztárat figyelni napi rendszerességgel. 

A főkönyvi kivonat egyvalamit nem tud: naturális, mennyiségi egységekkel szolgálni, a vezetői döntésekhez sokszor ezekre is szükség van. Ezeket analitikus nyilvántartásokból kell beszerezni.

« Vissza a tippekhez