Nincs elég pénz a kasszában? Hogyan előzzük meg a likvidítási problémákat?

2011. Szeptember 04. 23:24

Hogyan lehetséges ez?

Nézzünk egy példát. Egy kezdő vállalkozás – nevezzük Fiorita Bt-nek – virágnagykereskedésbe fog. Elindul mondjuk 3 millió forint kezdő tőkével, melyet a tulajdonos rokoni kölcsönből szedett össze.

A három millióból berendezi a kibérelt telephelyet, és megveszi induló készletét, friss vágott és cserepes virágokat, és kertészeti kiegészítőket (cserepeket és díszeket). Szépen megyeget az üzlet, az első negyedévben sikerül eladnia az összes friss árut időben, és a kiegészítők raktárkészlete is apad. Átlagosan 25%-os haszonkulccsal dolgozik, és sorra szerzi az új vevőket.

Az első negyedéves kimutatás a könyvelőtől megérkezik, és a tulajdonos egy pezsgő palackot nyit az ünneplésre, mert szép nyereséget mutat a vállalkozás. Az alábbi számokat látja:

Fiorita Bt 1. negyedév	Ezer forint
Árbevétel	7.000
Beszerzési ár	5.600
Bruttó eredmény	1.400
Bérleti díj	300
Egyéb ráfordítások	300
Működési eredmény	800

Másnap csörög a telefon – megjött az új virágszállítmány, a szállító kéri az azonnal fizetést – de nincs pénz a kasszában! A tulajdonos nem hisz a fülének, hiszen tegnap látta, hogy szép profitot termelt? Mi történhetett? Tévedett a könyvelő? Valamit elszámolt?

Éppen ez is előfordulhat, de nem valószínű. Inkább az történt, hogy a tulajdonos nem tervezte meg előre a készpénzmozgását, és nem csinált költségvetést – és emiatt futhatott ki a pénzből.

Lássuk, mit is kellett volna tennie!

Hogyan készítsünk költségvetést?

Büdzsét tervezni nem egyszerű feladat, de nem is ördöngösség. Először is, végig kell gondolnunk, mik is lesznek a kiadásaink – legalább havi, de talán akár heti bontásban – és mik a tervezett bevételek. Kisebb és induló vállalkozásnál ezt mindenképpen fontos készpénzalapon csinálni – vagyis, a tényleges pénzáramlásokat kell alapul venni!

A Fiorita Bt például a három millió induló tőkét szinte azonnal beleforgatja a vállalkozásba. Előre letesz félévnyi bérleti díjat – a havi díj százezer forint, de a helyiség tulajdonosa előre és készpénzben kéri az összeget. Ezután bevásárol virágot a termelőknél – ők szintén azonnal készpénzt kérnek, hiszen a Fiorita új ügyfél. A kiegészítők gyártói hasonlóképp cselekednek, ők is csak készpénz ellenében adnak árut.

Vagyis, szinte napokon belül elapad az induló tőke. Szerencsére jönnek vevők is, főleg virágárusok. Ők azonban már 30 nap fizetési határidőt kérnek, különben elmennek a szomszédba vásárolni….

Tehát az első havi készpénzfogalmunk valahogy így néz ki:

Fiorita Bt	Ezer ft
Nyitó egyenleg	3.000
Árbevétel	0
Virágvásárlás	1.500
Egyéb vásárlás	500
Bérleti díj	600
Egyéb kiadások	100
Összkiadás	2.700
Nettó pénzkiáramlás	(2.700)
Záró egyenleg	300

Hát, ez eddig nem valami biztató… Árbevételből még egy fillér sem folyt be, de pénzt már költöttünk – és alig maradt valami a kasszában. Hogyan tovább?

Folytatva az előző sorozatot, a Fiorita Bt azonnal fizet, de a vevői továbbra is csak harminc napra. Sőt, az egyik nagy vevő a harminc nap után még haladékot kér! Hogyan néz ki tehát az első negyedévünk? A zárójel negatív számokat jelöl, és ezer forintban adjuk meg az összegeket.

1. hó 2. hó 3. hó

Fioríta Bt.
Nyitó egyenleg	3.000	300	625
Árbevétel	0	2.425	2.000
Virágvásárlás	1.500	1.800	2.100
Egyéb vásárlás	500	200	300
Bérleti díj	600	0	0
Egyéb kiadások	100	100	100
Összkiadás	2.700	2.100	2.500
Nettó pénzáramlás	(2.700)	325	(500)
Záró egyenleg	300	625	125

Tehát, mi is történt?

A Fiorita Bt mindig azonnal fizet, a vevői viszont harminc napra – vagy még annál is később. A bérleti díj előre jelentkezik, a havi állandó kiadások folyamatosan fizetendők – így gyorsan kifutottunk a készpénzből, hiába termeltünk nyereséget, ahogy a fentebbiekből kiderül!

Mi a teendő?

Természetesen a tervezéssel önmagában nem oldjuk meg a nehézségeket, de legalább előre látjuk őket, és nem érnek váratlanul az esetleges problémák.

A Fiorita Bt például valószínű így nem folytathatja sokáig tovább, hiszen rövidesen újabb bérleti díjat kell fizetnie, az egyéb kiadások is valószínű nőni fognak, és a készpénzforgalma katasztrofális…

Újra kell tárgyalnia a szerződéseit – a szállítói és a vevői fizetési határidőket például összhangba kell hoznia. Ha neki harminc napra fizetnek, ő sem fog sokáig tudni sokkal gyorsabban fizetni, a kettőt valahogy közelíteni kellene egymáshoz. Most gyorsan mindenesetre vagy még több rokoni kölcsönt kell szereznie, vagy pedig a számlavezető bankjánál kell folyószámla hitelkeretről gondoskodnia. Nézzük, hogyan nézne ki költségvetése, ha a vevői is azonnal fizetnének, és a bérleti díját is havonta kellene letennie:

1. hó 2. hó 3. hó

Fiorita Bt
Nyitó egyenleg	3.000	3.000	3.100
Árbevétel	2.200	2.300	2.500
Virágvásárlás	1.500	1.800	2.100
Egyéb vásárlás	500	200	300
Bérleti díj	100	100	100
Egyéb kiadások	100	100	100
Összkiadás	2.200	2.200	2.600
Nettó pénzáramlás	0	100	(100)
Záró egyenleg	3.000	3.100	3.000

Tehát, termeltünk nyereséget, de a készpénzállomány még nem növekedett, mert egyelőre még van eladatlan készletünk, amit már ki kellett fizetnünk – tehát beleforgattuk a vállalkozásba. A továbbiakban azonban, ha így haladunk, fedezzük a kiadásainkat, és lassan a készpénzállomány is gyarapodni fog. .

Mire jó a költségvetés?

A költségvetés alapvetően, mint a fentiekben láttuk, bevételeink és kiadásaink megtervezése. Mit láthatunk belőle?

• Várható eredményességünk
• A pénzáramok ütemezése
• Esetleges deficitek
• Időszakos ‘felesleges’ készpénz, befektetésre
• Finanszírozási szükséglet

A költségvetést, ahogy a fentiekben láttuk, lehet készpénzalapon készíteni. A napi működést valószínű a legjobban ez segíti elő, hiszen hasznos a likviditási krízisek megelőzésében.

Mire figyeljünk a készítéskor?

A formátum, ahogy láttuk, figyelembe veszi a nyitó egyenlegeket, az összes bejövő és kiáramló készpénz – és banki forgalmat, és ad egy várható záróegyenleget. Segítségével elkerülhetjük a mínuszokat, és rövidebb vagy akár hosszabb távra be tudjuk fektetni az esetleges időszakos plusz pénzeket.

Készpénzforgalmi előrejelzés készítésénél ügyeljünk az alábbiakra:

• Rendszeres pénzáramok ütemezése
  • Ilyen lehet például a havi bérfizetések, vagy adók és járulékok, melyeket általában havonta ugyanabban az időpontban kell befizetni, és várhatóan az összegek is hasonlóak.
  • Havi rezsiköltség. Ezek lehetnek mindig hasonló összegek, vagy előfordulhat kiugró tétel időnként, az üzlet jellegének megfelelően. Ne felejtsük el, hogy általában más hónapban fizetjük be őket, mint amire vonatkoznak! A szeptemberi villanyszámla például általában október elején érkezik – így a készpénzforgalom egy hónappal csúszik a pénzügyi kimutatásokhoz képest.
• Nem rendszeres, vagy időszakos kifizetések
  • Ilyenek tipikusan például a bérleti díjak, vagy biztosítási díjak, negyedéves, féléves, vagy egyéb ütemezésben.
• Szállítói fizetések
  • Vegyük figyelembe beszállítóink határidőit, és beszerzéseink ütemezését. Előfordul-e például szezonalitás? Kaphatunk-e engedményeket, ha nagy tételben vásárolunk? Kopogtatnak-e az ajtón, ha pár napot csúszunk (bár ezt néhányszor talán megtehetjük, de nem jó ötlet rendszert csinálni belőle!)
• Vevőink fizetési határidője és morálja
  • Ezen a területen ne legyünk túl optimisták, tekintsük inkább a realitásokat. Mikor szokták kiegyenlíteni számláikat? Mindig rájuk kell szólni, vagy fizetnek maguktól? Nem árt persze, ha a kiszállítás vagy teljesítés után minél sürgősebben számlázunk is, hogy felgyorsítsuk a pénzbeáramlást!
• Adófizetés ütemezése
  • Többféle adónem létezik, van, amit havi rendszerességgel, negyedévente, félévente, vagy akár évente kell fizetni. Nem árt, ha például az általános forgalmi adóra vagy a helyi önkormányzati adókra időben számítunk, és biztosítjuk a megfelelő összegeket!
• Törlesztések vagy kamatfizetés
  • Ha hitelállományunk van, nagyon fontos, hogy ne feledkezzünk meg a törlesztésekről és a kamatokról – ezek is kerüljenek bele a tervbe.
• Eseti kifizetések - Ha például beruházást tervezünk, vagy nagyobb eszközvásárlást hajtunk végre, a megfelelő időszakra ezeket is tervezzük be a költségvetésbe.

Kinek a felelőssége?

A költségvetést alapvetően valószínű egy pénzügyes kolléga készíti, de a teljes cég együttműködésére szükség van. Például a tervezett beruházások várhatóan a felső vezetés döntése alapján születnek, és nélkülük nem tervezhetőek. A vevői befolyások nehezen határozhatóak meg az értékesítés közreműködése nélkül. Hitelek felvételét, osztalékfizetést, vagy egyéb rendkívüli eseményeket már nem is kell magyarázni – ezeket csak a vezetőség tudhatja pontosan!

Ipacs Laura
CEU Üzleti Kar oktatója
www.luxaglobal.com

« Vissza a Szakértői jelentésekhez